Tugas dan Fungsi Staf Pusat Pelayanan Terpadu IAI Tafaqquh Fiddin Dumai

Lampiran : Surat Keputusan Rektor

Nomor : 005/IAITF-DMI/II/2016

Tentang : Perubahan Atas Surat Keputusan Rektor Nomor: 004 /IAITF-DMI/II/2016 tentang Tugas dan Fungsi Staf Pusat Pelayanan Terpadu IAI Tafaqquh Fiddin Dumai

NO	Nama Bidang	TUGAS DAN FUNGSI	KET
1	Administrasi	1. Pembuatan surat keterangan a. Surat keterangan aktif kuliah b. Surat keterangan masa langkau (cuti ). c. Surat keterangan tanda kelulusan d. Dsbnya 2. Pengambilan Kartu Rencana Studi (KRS) Mahasiswa 3. Penyediaan KRS mahasiswa sesuai pada semester yang sedang diikuti. 4. Menginventarisir KRS mahasiswa 5. Menerima Soal UTS dan UAS semester Ganjil dan Genap 6. Pembuatan Jadwal Kuliah Semester Ganjil dan Genap ( draff dan ketentuan ke masing- masing prodi kemudian tembusan ke rektor) 7. Pembuatan SK. Dosen Pengampu Semester Ganjil dan Genap 8. Pembuatan Laporan Pelaksanaan Ujian Semester Ganjil dan Genap Ke Kopertais 9. Pembuatan Jadwal Ujian Semester Ganjil dan Genap 10. Merekap seluruh hasil UAS yang diserahkan oleh dosen. 11. Pembuatan Laporan setelah ujian UAS Ke kopertais 12. Cetak Kartu Hasil Studi ( KHS ) Mahasiswa 13. Legalisir 14. Membuat draff NIMKO mahasiswa ke kopertais 15. Membuat SK. NIM mahasiswa ke IAI TF Dumai 16. Pembuatan Absen Dosen 17. Pembuatan Lampiran Kebutuhan BKD Dosen 18. Membuat transkip nilai
2	Keuangan	1. Membukukan laporan Keuangan 2. Menerima bukti Kwitansi Pembayaran Mahasiswa 3. Membuat Perencanaan Keuangan : a. Gaji Pegawai dan Dosen b. Kebutuhan Operasional Akademik c. Kebutuhan Operasional SPPD Dosen d. Kebutuhan Operasional Ujian UAS Semester Ganjil dan Genap e. Kebutuhan Operaional Kuliah Kerja Nyata Mahasiswa f. Kebutuhan Operasional Ujian Seminar Proposal Mahasiswa g. Kebutuhan Operasional Ujian Munaqasyah Mahasiswa h. Kebutuhan Operasional Wisuda Mahasiswa i. Kebutuhan Operasional Sosialisasi Penerimaan Mahasiswa Baru j. Kebutuhan Operasional Pelaporan Mahasiswa Baru Ke Kopertais k. Kebutuhan Operasional Pembuatan Ijazah Mahasiswa l. Kebutuhan Operasional Penandatangan Ijazah Mahasiswa Ke Kopertais 4. Menerima denda, menerima pembayaran langsung mahasiswa ( fungsi kasir). 5. Surat denda.
3	Kepegawaian	1. Menyediakan berkas personalia pegawai baik karyawan maupun dosen yang terdiri dari: a. Surat Permohonan dan CV pegawai b. Pas Photo Pegawai (print-out dan soft) c. Foto Copy SK Pengangkatan dari Yayasan d. Foto Copy KTP dan soft copy dari hasil scan yang asli e. Foto copy Ijazah S1, S2, S3 dan transkip nilai beserta hasil scan yang asli 2. Mengumpulkan berkas dosen yang berhubungan dengan aktivitas perkuliahan, sebagai berikut: a. Foto copy makalah yang pernah dipublikasikan b. Foto copy SK mengajar per semester c. Foto copy SK pembimbing skripsi, KKN atau PPL d. SPPD dosen e. Penyiapan berkas dan pengurusan kepangkatan dosen f. Penyiapan berkas dan pengurusan sertifikasi dosen g. Pelayanan BPJS pegawai
4	Kemahasiswaan	1. Membuat perencanaan penerimaan pendaftaran proposal dan ujian munaqasyah. 2. Membuat sistem pengawasan proposal dan skripsi mahasiswa 3. Melakukan pengecekan format penulisan proposal dan skripsi mahasiswa 4. Mempersiapkan SK Narasumber dan SK Tim penguji. 5. Mempersiapkan jadwal seminar proposal dan ujian skripsi 6. Mempersiapkan administrasi seminar proposal dan skripsi ( absen, lembar notulensi, berita acara, lembar penilaian) 7. Mengarsipkan hasil seminar dan ujian skripsi 8. Membuat SK. Dosen Pembimbing 9. Membuat surat rekomendasi izin penelitian Mahasiswa 10. Menerima skripsi yang telah dijilid 11. Menerima pendaftaran wisuda mahasiswa 12. Membuat daftar NILKO mahasiswa yang telah mengikuti ujian sarjana untuk dilaporkan ke Kopertais 13. Setiap surat dan sk diparaf direktur
5	Perlengkapan	1. Membuat perencanaan administrasi perlengkapan 2. Membuat daftar inventaris yang habis dan tak habis pakai 3. Membuat laporan inventaris yang habis 4. Membuat laporan inventaris yang habis pakai per semester 5. Membuat laporan inventaris yang tak habis pakai per semester 6. Membuat laporan logistic perlengkapan wisuda 7. Membuat laporan logistic perlengkapan KKN
6	Logistik dan Publikasi	1. Membuat Perencanaan logistic untuk publikasi : a. Pembuatan Spanduk dan baleho Penerimaan Mahasiswa Baru b. Pembuatan Spanduk dan baleho untuk Kegiatan Akademik 2. Mencetak kartu mahasiswa 3. Mencetak kartu perpustakaan 4. Membuat settingan-settingan untuk Kebutuhan Akademik 5. Percetakan 6. Blanko-blanko pendaftaran mahasiswa baru, ujian proposal, ujian sarjana dan wisuda 7. Pencetakan dan penulisan ijazah mahasiswa
7	Elektrik	1. Melakukan Pemeliharaan listrik dan jaringan 2. Membuat Perencanaan pemeliharaan listrik dan jaringan 3. Memperbaiki kerusakan peralatan listrik dan jaringan komunikasi Melakukan Pemeliharaan Soundsystem.
8	Data dan IT	1. Membuat Perencanaan data base mahasiswa 2. Mengoperasikan data base 3. Melakukan maintenance data base 4. Pengelolaan PDPT 5. Pengelolaan data EMIS 6. Maintenance Aplikasi Sistem Informasi Akademik 7. Manintence Hardware dan software 8. Media dan publikasi : a. Pengelolaan Web b. Dokumentasi acara dan video c. Domain co.id IAI-TF d. Radio streaming spirit FM e. Share jingle & lagu f. Website IAI-TF Urusan Program (Yuri Syaukas): 1. Menyiapkan agenda tahunan 2. Menyiapkan agenda bulanan 3. Mengagendakan rapat rutin 4. Mengarsipkan notulensi rapat
9	Pelayanan Umum	1. Melakukan Pelayanan Mahasiswa dan Dosen Via sms center 2. Melayani mahasiswa untuk Melakukan Pendaftaran Mahasiswa Baru 3. Melayani mahasiswa dalam pendaftaran ulang 4. Menerima pendaftaran untuk membuat surat keterangan dan legalisisr 5. Melakukan pembukuan terhadap surat menyurat (surat masuk dan surat keluar) 6. Melakukan pengarsipan surat menyurat melalui sistem digital dan fisik. 7. Pengambilan KRS mahasiswa 8. Menerima KRS mahasiswa 9. Disposisi setiap surat masuk ke direktur 10. Pengawasan penggunaan listrik kampus (Meldian)
10	Perpustakaan	1. Melayani mahasiswa dalam peminjaman dan pengembalian perpustakaan 2. Membuat katalog buku perpustakaan 3. Menetapkan denda mahasiswa yang dikeluarkan P2T 4. Menerima Sumbangan Buku 5. Mengeluarkan surat bebas pustaka 6. Program data digital nama dan judul skripsi mahasiswa
11	Keamanan	1. Membuat perencanaan keamanan kampus 2. Membuat catatan harian tamu per hari dan per bulan 3. Membuat laporan tentang kejadian perhari/ perminggu/ perbulan
12	Kebersihan	1. Membersihkan ruangan perkuliahan 2. Membersihkan Musholla 3. Membersihkan ruangan perkantoran 4. Membersihakan Perkarangan Kampus 5. Merawat tanaman yang ada diseluruh perkarangan kampus 6. Membersihkan Toilet