Nomor : 005/IAITF-DMI/II/2016
Tentang : Perubahan Atas Surat Keputusan Rektor
Nomor: 004
/IAITF-DMI/II/2016 tentang Tugas dan Fungsi Staf
Pusat Pelayanan Terpadu IAI Tafaqquh Fiddin Dumai
NO
|
Nama Bidang
|
TUGAS
DAN FUNGSI
|
KET
|
1
|
Administrasi
|
1. Pembuatan
surat keterangan
a.
Surat keterangan aktif kuliah
b. Surat
keterangan masa langkau (cuti ).
c.
Surat keterangan tanda kelulusan
d. Dsbnya
2. Pengambilan
Kartu Rencana Studi (KRS) Mahasiswa
3. Penyediaan
KRS mahasiswa sesuai pada semester yang sedang diikuti.
4. Menginventarisir
KRS mahasiswa
5. Menerima
Soal UTS dan UAS semester Ganjil dan Genap
6. Pembuatan
Jadwal Kuliah Semester Ganjil dan Genap ( draff dan ketentuan ke masing-
masing prodi kemudian tembusan ke rektor)
7. Pembuatan
SK. Dosen Pengampu Semester Ganjil dan Genap
8. Pembuatan
Laporan Pelaksanaan Ujian Semester Ganjil dan Genap Ke Kopertais
9. Pembuatan
Jadwal Ujian Semester Ganjil dan Genap
10. Merekap
seluruh hasil UAS yang diserahkan oleh dosen.
11. Pembuatan
Laporan setelah ujian UAS Ke kopertais
12. Cetak
Kartu Hasil Studi ( KHS ) Mahasiswa
13. Legalisir
14. Membuat
draff NIMKO mahasiswa ke kopertais
15. Membuat
SK. NIM mahasiswa ke IAI TF Dumai
16. Pembuatan
Absen Dosen
17. Pembuatan
Lampiran Kebutuhan BKD Dosen
18. Membuat
transkip nilai
|
|
2
|
Keuangan
|
1. Membukukan
laporan Keuangan
2. Menerima
bukti Kwitansi Pembayaran Mahasiswa
3. Membuat
Perencanaan Keuangan :
a.
Gaji Pegawai dan Dosen
b. Kebutuhan
Operasional Akademik
c.
Kebutuhan Operasional SPPD Dosen
d. Kebutuhan
Operasional Ujian UAS Semester Ganjil dan Genap
e. Kebutuhan
Operaional Kuliah Kerja Nyata Mahasiswa
f.
Kebutuhan Operasional Ujian
Seminar Proposal Mahasiswa
g.
Kebutuhan Operasional Ujian
Munaqasyah Mahasiswa
h. Kebutuhan
Operasional Wisuda Mahasiswa
i.
Kebutuhan Operasional Sosialisasi
Penerimaan Mahasiswa Baru
j.
Kebutuhan
Operasional Pelaporan Mahasiswa Baru Ke Kopertais
k.
Kebutuhan Operasional Pembuatan
Ijazah Mahasiswa
l.
Kebutuhan Operasional
Penandatangan Ijazah Mahasiswa Ke Kopertais
4. Menerima
denda, menerima pembayaran langsung mahasiswa ( fungsi kasir).
5. Surat
denda.
|
|
3
|
Kepegawaian
|
1. Menyediakan
berkas personalia pegawai baik karyawan maupun dosen yang terdiri dari:
a. Surat
Permohonan dan CV pegawai
b. Pas
Photo Pegawai (print-out dan soft)
c. Foto
Copy SK Pengangkatan dari Yayasan
d. Foto
Copy KTP dan soft copy dari hasil scan yang asli
e. Foto
copy Ijazah S1, S2, S3 dan transkip nilai beserta hasil scan yang asli
2. Mengumpulkan
berkas dosen yang berhubungan dengan aktivitas perkuliahan, sebagai berikut:
a. Foto
copy makalah yang pernah dipublikasikan
b. Foto
copy SK mengajar per semester
c. Foto
copy SK pembimbing skripsi, KKN atau PPL
d. SPPD
dosen
e. Penyiapan
berkas dan pengurusan kepangkatan dosen
f. Penyiapan
berkas dan pengurusan sertifikasi dosen
g. Pelayanan
BPJS pegawai
|
|
4
|
Kemahasiswaan
|
1. Membuat
perencanaan penerimaan pendaftaran proposal dan ujian munaqasyah.
2. Membuat
sistem pengawasan proposal dan skripsi mahasiswa
3. Melakukan
pengecekan format penulisan proposal dan skripsi mahasiswa
4. Mempersiapkan
SK Narasumber dan SK Tim penguji.
5. Mempersiapkan
jadwal seminar proposal dan ujian skripsi
6. Mempersiapkan
administrasi seminar proposal dan skripsi ( absen, lembar notulensi, berita
acara, lembar penilaian)
7. Mengarsipkan
hasil seminar dan ujian skripsi
8. Membuat
SK. Dosen Pembimbing
9. Membuat
surat rekomendasi izin penelitian Mahasiswa
10. Menerima
skripsi yang telah dijilid
11. Menerima
pendaftaran wisuda mahasiswa
12. Membuat
daftar NILKO mahasiswa yang telah mengikuti ujian sarjana untuk dilaporkan ke
Kopertais
13. Setiap
surat dan sk diparaf direktur
|
|
5
|
Perlengkapan
|
1. Membuat
perencanaan administrasi perlengkapan
2. Membuat
daftar inventaris yang habis dan tak habis pakai
3. Membuat
laporan inventaris yang habis
4. Membuat
laporan inventaris yang habis pakai per semester
5. Membuat
laporan inventaris yang tak habis pakai per semester
6. Membuat
laporan logistic perlengkapan wisuda
7. Membuat
laporan logistic perlengkapan KKN
|
|
6
|
Logistik dan Publikasi |
1. Membuat
Perencanaan logistic untuk publikasi :
a. Pembuatan
Spanduk dan baleho Penerimaan Mahasiswa Baru
b. Pembuatan
Spanduk dan baleho untuk Kegiatan Akademik
2. Mencetak
kartu mahasiswa
3. Mencetak
kartu perpustakaan
4. Membuat settingan-settingan untuk Kebutuhan
Akademik
5. Percetakan
6. Blanko-blanko
pendaftaran mahasiswa baru, ujian proposal, ujian sarjana dan wisuda
7. Pencetakan
dan penulisan ijazah mahasiswa
|
|
7
|
Elektrik
|
1. Melakukan
Pemeliharaan listrik dan jaringan
2. Membuat
Perencanaan pemeliharaan listrik dan jaringan
3. Memperbaiki
kerusakan peralatan listrik dan jaringan komunikasi Melakukan Pemeliharaan
Soundsystem.
|
|
8
|
Data dan IT
|
1. Membuat
Perencanaan data base mahasiswa
2. Mengoperasikan
data base
3. Melakukan
maintenance data base
4. Pengelolaan
PDPT
5. Pengelolaan
data EMIS
6. Maintenance
Aplikasi Sistem Informasi Akademik
7. Manintence
Hardware dan software
8. Media
dan publikasi :
a. Pengelolaan
Web
b. Dokumentasi
acara dan video
c. Domain
co.id IAI-TF
d. Radio
streaming spirit FM
e. Share
jingle & lagu
f. Website
IAI-TF
Urusan Program (Yuri Syaukas):
1. Menyiapkan
agenda tahunan
2. Menyiapkan
agenda bulanan
3. Mengagendakan
rapat rutin
4. Mengarsipkan
notulensi rapat
|
|
9 |
Pelayanan Umum
|
1. Melakukan
Pelayanan Mahasiswa dan Dosen Via sms center
2. Melayani
mahasiswa untuk Melakukan Pendaftaran Mahasiswa Baru
3. Melayani
mahasiswa dalam pendaftaran ulang
4. Menerima
pendaftaran untuk membuat surat keterangan dan legalisisr
5. Melakukan
pembukuan terhadap surat menyurat (surat masuk dan surat keluar)
6. Melakukan
pengarsipan surat menyurat melalui sistem digital dan fisik.
7. Pengambilan
KRS mahasiswa
8. Menerima
KRS mahasiswa
9. Disposisi
setiap surat masuk ke direktur
10. Pengawasan
penggunaan listrik kampus (Meldian)
|
|
10
|
Perpustakaan
|
1. Melayani
mahasiswa dalam peminjaman dan pengembalian
perpustakaan
2. Membuat
katalog buku perpustakaan
3. Menetapkan
denda mahasiswa yang dikeluarkan P2T
4. Menerima
Sumbangan Buku
5. Mengeluarkan
surat bebas pustaka
6. Program
data digital nama dan judul skripsi mahasiswa
|
|
11
|
Keamanan
|
1. Membuat
perencanaan keamanan kampus
2. Membuat
catatan harian tamu per hari dan per bulan
3. Membuat
laporan tentang kejadian perhari/ perminggu/ perbulan
|
|
12
|
Kebersihan
|
1. Membersihkan
ruangan perkuliahan
2. Membersihkan
Musholla
3. Membersihkan
ruangan perkantoran
4. Membersihakan
Perkarangan Kampus
5. Merawat
tanaman yang ada diseluruh perkarangan kampus
6. Membersihkan
Toilet
|
